Umowa o prowadzenie księgowości

Umowa o prowadzenie księgowości zawierana online przez formularz zamówienia. Strony: VAERD sp. z o.o., KRS 0001265114, NIP 701-133-05-90, Aleje Jerozolimskie 109/70, 02-011 Warszawa („Biuro”) oraz podmiot wskazany w formularzu („Klient”), będący przedsiębiorcą.

§1 Przedmiot

1. Biuro prowadzi dla Klienta księgi rachunkowe, ewidencje podatkowe (KPiR, ryczałt, księgi handlowe) i ewidencje VAT zgodnie z wybranym w formularzu pakietem oraz przygotowuje deklaracje podatkowe (PIT/CIT, VAT, JPK), a rozliczenia ZUS właściciela JDG – za oddzielną opłatą według cennika. VAT małych podatników jest rozliczany kwartalnie (JPK_V7K), pozostałych podatników miesięcznie; opłata miesięczna bez zmian.
2. Zakres nie obejmuje: kadr i płac (poza zamówionymi), sprawozdania finansowego spółki (1 500 zł netto rocznie, osobno), reprezentowania w kontroli i postępowaniu, doradztwa podatkowego i prawnego, chyba że zamówiono je osobno.
3. Wybór formy opodatkowania jest decyzją Klienta; Biuro może przedstawić informację o skutkach, co nie jest doradztwem podatkowym.

§2 Narzędzie

1. Księgowość jest prowadzona w systemie księgowym zewnętrznego dostawcy. Biuro zakłada Klientowi dostęp; logowanie jest dostępne ze strony Biura (zakładka „Zaloguj się”).
2. Dostawca systemu jest podmiotem przetwarzającym dane (wymieniony w załączniku do umowy powierzenia i w polityce prywatności).
3. Klient odpowiada za zabezpieczenie własnych danych logowania.

§2a Wsparcie i kontakt

1. Biuro jest dla Klienta pierwszą i jedyną linią wsparcia także w sprawach obsługi systemu (logowanie, wystawianie faktur, wgrywanie dokumentów). Klient nie zgłasza spraw bezpośrednio do pomocy dostawcy systemu; w razie potrzeby Biuro zgłasza sprawę dostawcy własnym imieniem.
2. Kanał kontaktu: wyłącznie e-mail kontakt@vaerd.pl; wiadomości przyjmujemy całodobowo, a odpowiadamy w dni robocze w godzinach 9:00–17:00.
3. Odpowiedź na wiadomość Klienta: do 2 dni roboczych lub szybciej. Planowaną nieobecność Biura (urlop) Biuro zapowiada Klientom z tygodniowym wyprzedzeniem i zapewnia obsługę terminów podatkowych.
4. Wsparcie nie obejmuje szkoleń z księgowości ani zmian w oprogramowaniu dostawcy. Niedostępność systemu po stronie dostawcy nie jest naruszeniem Umowy; Biuro informuje Klienta o awarii i o terminach, których dotyczy.

§3 Obowiązki Klienta

1. Dostarczać komplet dokumentów za dany miesiąc (wyłącznie w formie elektronicznej: wgranie na dysk online udostępniony przez Biuro lub do systemu) do 5. dnia kolejnego miesiąca. Dokumenty dostarczone po tym terminie lub niekompletne Biuro rozlicza w danym miesiącu na końcu kolejki, po klientach, którzy dostarczyli komplet w terminie. Biuro dołoży starań, by zdążyć z terminami podatkowymi, ale nie odpowiada za kary i odsetki wynikłe z opóźnienia (§9 ust. 2).
2. Dokumenty muszą być prawdziwe i kompletne; Biuro nie weryfikuje ich zgodności ze stanem faktycznym.
3. Terminowo opłacać zobowiązania podatkowe i składki; Biuro przekazuje kwoty i terminy do 15. dnia miesiąca.
4. Poinformować o zmianie danych, formy opodatkowania i zawieszeniu działalności. Ponadto Klient wystawia faktury sprzedaży samodzielnie, wyłącznie w systemie z §2; wystawienie faktury przez Biuro na życzenie Klienta kosztuje 100 zł netto za fakturę.

§4 Obowiązki Biura

1. Prowadzić księgi terminowo i z należytą starannością zawodową.
2. Złożyć deklaracje w terminie, jeżeli Klient dostarczył komplet dokumentów w terminie z §3.
3. Przekazywać Klientowi zestawienie rozliczeń do 15. dnia miesiąca.
4. Posiadać ubezpieczenie OC w zakresie wymaganym przepisami.

§5 Pełnomocnictwa

1. Klient udziela Biuru pełnomocnictwa do składania deklaracji i korespondencji z urzędem skarbowym oraz ZUS (UPL-1 i ZUS PEL).
2. Biuro nie reprezentuje Klienta w kontroli bez osobnego zlecenia.

§6 Wynagrodzenie

1. Według cennika i pakietu wybranego w formularzu (ceny netto; doliczamy VAT). Opłata płatna z góry do 10. dnia miesiąca, na podstawie faktury wysyłanej e-mailem.
2. Przekroczenie limitu dokumentów: dopłata według cennika, naliczana za miesiąc przekroczenia.
3. Opóźnienie o ponad 14 dni uprawnia Biuro do wstrzymania usługi do czasu zapłaty, bez wpływu na terminy podatkowe (odpowiedzialność za nie ponosi wtedy Klient). Za opóźnienie w płatności Biuro nalicza odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensatę kosztów odzyskiwania należności w kwocie równowartości 40 euro w PLN.
4. Dodatki: kadry i płace 90 zł za osobę miesięcznie (w spółce obejmują też ZUS płatnika); import usług, WNT i WDT (VAT-UE) 50 zł miesięcznie; rozliczenie różnic kursowych 10 zł od faktury w walucie obcej; rozliczenia ZUS właściciela JDG 60 zł miesięcznie.

§7 Zmiana cen

Biuro może raz w roku zmienić ceny o nie więcej niż wskaźnik inflacji CPI za ostatnie 12 miesięcy, z 30-dniowym wyprzedzeniem e-mailem. Klientowi przysługuje prawo wypowiedzenia umowy w 30 dni bez dodatkowych opłat. W opłaconym okresie ceny nie rosną.

§8 Czas trwania i wypowiedzenie

1. Umowa na czas oznaczony 12 miesięcy od daty pierwszego rozliczenia, po czym przechodzi na czas nieoznaczony z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia na koniec miesiąca kalendarzowego.
2. Po okresie 12 miesięcy wypowiedzenie przez Klienta: 3 miesiące, na koniec miesiąca kalendarzowego (dotyczy też wypowiedzenia przez Biuro).
3. Wypowiedzenie przez Klienta w pierwszych 12 miesiącach (poza przyczynami z §7 i winą Biura): Klient zapłaci Biuru (a) 199 zł netto tytułem ceny założenia JDG, jeżeli cena ta została mu zwrócona lub zaliczona w ramach promocji, oraz (b) 50% wynagrodzenia miesięcznego za każdy miesiąc pozostały do końca 12-miesięcznego okresu (np. wypowiedzenie po 5 miesiącach = 7 miesięcy × 50%). Kwota (b) jest odszkodowaniem ryczałtowym za utratę korzyści Biura.
4. Biuro może wypowiedzieć z ważnych przyczyn: brak współpracy, opóźnienia w płatnościach, brak danych do AML. Jeżeli przyczyna leży po stronie Klienta, a rozwiązanie następuje w pierwszych 12 miesiącach, stosuje się ust. 3 (199 zł oraz 50% pozostałych miesięcy).
5. Zawieszenie działalności: abonament spada do 50% na czas zawieszenia. Zamknięcie JDG: 500 zł netto. Zmiana pakietu (np. ryczałt na KPiR, rejestracja VAT): nowa cena od następnego miesiąca, bez opłaty.

§9 Odpowiedzialność

1. Biuro odpowiada za szkody wynikłe z niedbałego prowadzenia księgowości do wysokości 12-krotności miesięcznego wynagrodzenia, nie więcej niż suma gwarancyjna polisy OC Biura.
2. Biuro nie odpowiada za kary i odsetki wynikłe z opóźnienia dokumentów lub płatności po stronie Klienta, ani za skutki błędnych danych.
3. Wyłączenie odpowiedzialności za szkody pośrednie i utracone korzyści, z wyłączeniem winy umyślnej i rażącego niedbalstwa.

§10 AML

Biuro jest instytucją obowiązaną. Klient zobowiązuje się do podania danych potrzebnych do identyfikacji i weryfikacji klienta oraz beneficjenta rzeczywistego. Brak danych uprawnia Biuro do odmowy lub zakończenia usługi. Dokumenty AML Biuro przechowuje 5 lat od zakończenia relacji.

§11 Dane osobowe

Klient jako administrator powierza Biuru przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji usługi, na podstawie umowy powierzenia (załącznik 1).

§12 Zakończenie współpracy

Współpraca odbywa się wyłącznie online: dokumenty i księgi są udostępniane na dysku online Biura. Po zakończeniu umowy i rozliczeniu należności Biuro udostępnia Klientowi komplet plików (księgi, ewidencje, deklaracje) w ciągu 14 dni; dostęp do dysku trwa 30 dni od zakończenia umowy, po czym pliki są usuwane (poza dokumentami AML – 5 lat). Obowiązek przechowywania oryginalnej dokumentacji spoczywa na Kliencie.

§13 Postanowienia końcowe

Prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Biura. Zmiany w formie dokumentowej. Umowa dotyczy wyłącznie przedsiębiorców; na start obsługujemy nowe spółki z o.o. (od pierwszego miesiąca działalności), a JDG bez względu na wiek firmy (zaległe miesiące wycenia się przed podpisaniem umowy).