Договор о ведении бухгалтерии

Вспомогательный перевод. Обязательной является польская версия документа.

Рабочая версия. Текст требует проверки юристом и дополнения данными перед публикацией.

Договор о ведении бухгалтерии, заключаемый онлайн через форму заказа. Стороны: VAERD sp. z o.o., KRS 0001265114, NIP 701-133-05-90, Aleje Jerozolimskie 109/70, 02-011 Варшава («Бюро») и субъект, указанный в форме («Клиент»), являющийся предпринимателем.

§1 Предмет

Бюро ведёт для Клиента бухгалтерские книги, налоговые учёты (KPiR, ryczałt, бухгалтерские книги) и учёты НДС в соответствии с выбранным в форме пакетом и готовит налоговые декларации (PIT/CIT, НДС, JPK); расчёты ZUS владельца JDG – за отдельную плату согласно прейскуранту. НДС малых плательщиков рассчитывается ежеквартально (JPK_V7K), остальных плательщиков – ежемесячно; месячная плата без изменений.
Объём не включает: кадры и зарплату (кроме заказанных), финансовую отчётность общества (1 500 PLN нетто в год, отдельно), представительство при проверках и производствах, налоговые и юридические консультации, если они не заказаны отдельно.
Выбор формы налогообложения – решение Клиента; Бюро может представить информацию о последствиях, что не является налоговой консультацией.

§2 Инструмент

Бухгалтерия ведётся в бухгалтерской системе внешнего поставщика. Бюро создаёт Клиенту доступ; вход доступен со страницы Бюро (вкладка «Войти»).
Поставщик системы является обработчиком данных (указан в приложении к договору поручения и в политике конфиденциальности).
Клиент отвечает за защиту собственных данных для входа.

§2a Поддержка и контакт

Бюро является для Клиента первой и единственной линией поддержки, в том числе по вопросам работы системы (вход, выставление счетов-фактур, загрузка документов). Клиент не обращается напрямую в службу поддержки поставщика системы; при необходимости Бюро обращается к поставщику от собственного имени.
Канал связи: исключительно e-mail kontakt@vaerd.pl; сообщения принимаем круглосуточно, а отвечаем в рабочие дни с 9:00 до 17:00.
Ответ на сообщение Клиента: до 2 рабочих дней или быстрее. Запланированное отсутствие Бюро (отпуск) оно объявляет Клиентам за неделю и обеспечивает соблюдение налоговых сроков.
Поддержка не включает обучение бухгалтерии или изменения в программном обеспечении поставщика. Недоступность системы со стороны поставщика не является нарушением Договора; Бюро сообщает Клиенту о сбое и о сроках, которых он касается.

§3 Обязанности Клиента

Предоставлять полный комплект документов за соответствующий месяц (исключительно в электронной форме: загрузка на онлайн-диск, предоставленный Бюро, или в систему) до 5-го числа следующего месяца. Документы, предоставленные после этого срока, или неполные Бюро обрабатывает в данном месяце в конце очереди, после клиентов, предоставивших полный комплект вовремя. Бюро приложит усилия, чтобы уложиться в налоговые сроки, но не отвечает за штрафы и проценты, возникшие из-за задержки (§9 п. 2).
Документы должны быть достоверными и полными; Бюро не проверяет их соответствие фактическому положению.
Своевременно оплачивать налоговые обязательства и взносы; Бюро сообщает суммы и сроки до 15-го числа месяца.
Сообщать об изменении данных, формы налогообложения и приостановке деятельности. Кроме того, Клиент выставляет счета-фактуры на продажу самостоятельно, исключительно в системе из §2; выставление счёта-фактуры Бюро по просьбе Клиента стоит 100 PLN нетто за счёт.

§4 Обязанности Бюро

Вести книги своевременно и с должной профессиональной тщательностью.
Подавать декларации вовремя, если Клиент предоставил полный комплект документов вовремя согласно §3.
Передавать Клиенту сводку расчётов до 15-го числа месяца.
Иметь страхование гражданской ответственности в объёме, требуемом законом.

§5 Доверенности

Клиент предоставляет Бюро доверенность на подачу деклараций и переписку с налоговой и ZUS (UPL-1 и ZUS PEL).
Бюро не представляет Клиента при проверках без отдельного заказа.

§6 Вознаграждение

Согласно прейскуранту и пакету, выбранному в форме (цены нетто; добавляется НДС). Плата вносится авансом до 10-го числа месяца на основании счёта-фактуры, отправленного по e-mail.
Превышение лимита документов: доплата согласно прейскуранту, начисляется за месяц превышения.
Просрочка более 14 дней даёт Бюро право приостановить услугу до оплаты, без влияния на налоговые сроки (ответственность за них тогда несёт Клиент). За просрочку платежа Бюро начисляет проценты за просрочку в коммерческих операциях и компенсацию расходов на взыскание задолженности в размере эквивалента 40 евро в PLN.
Дополнения: кадры и зарплата 90 PLN за человека в месяц (в обществе включают также ZUS плательщика); импорт услуг, WNT и WDT (VAT-UE) 50 PLN в месяц; учёт курсовых разниц 10 PLN за счёт в иностранной валюте; расчёты ZUS владельца JDG 60 PLN в месяц.

§7 Изменение цен

Раз в год Бюро может изменить цены не более чем на показатель инфляции CPI за последние 12 месяцев, с уведомлением по e-mail за 30 дней. Клиент имеет право расторгнуть договор за 30 дней без дополнительных платежей. В оплаченном периоде цены не растут.

§8 Срок действия и расторжение

Договор на определённый срок 12 месяцев с даты первого расчёта, после чего переходит на неопределённый срок с трёхмесячным сроком уведомления на конец календарного месяца.
После 12-месячного периода расторжение Клиентом: 3 месяца, на конец календарного месяца (это относится и к расторжению Бюро).
Расторжение Клиентом в первые 12 месяцев (кроме причин из §7 и вины Бюро): Клиент заплатит Бюро (a) 199 PLN нетто как цену открытия JDG, если эта цена была ему возвращена или засчитана в рамках акции, и (b) 50% месячного вознаграждения за каждый месяц, оставшийся до конца 12-месячного периода (напр. расторжение после 5 месяцев = 7 месяцев × 50%). Сумма (b) является паушальным возмещением за потерю выгоды Бюро.
Бюро может расторгнуть по важным причинам: отсутствие сотрудничества, просрочки платежей, отсутствие данных AML. Если причина на стороне Клиента, а расторжение наступает в первые 12 месяцев, применяется п. 3 (199 PLN и 50% оставшихся месяцев).
Приостановка деятельности: абонемент снижается до 50% на время приостановки. Закрытие JDG: 500 PLN нетто. Смена пакета (напр. ryczałt на KPiR, регистрация НДС): новая цена со следующего месяца, без платы.

§9 Ответственность

Бюро отвечает за вред, возникший вследствие небрежного ведения бухгалтерии, до 12-кратного месячного вознаграждения, но не более страховой суммы полиса гражданской ответственности Бюро.
Бюро не отвечает за штрафы и проценты, возникшие вследствие задержки документов или платежей со стороны Клиента, ни за последствия неверных данных.
Исключение ответственности за косвенный вред и упущенную выгоду, за исключением умысла и грубой небрежности.

§10 AML

Бюро является обязанным учреждением. Клиент обязуется предоставить данные, необходимые для идентификации и проверки клиента и конечного бенефициара. Отсутствие данных даёт Бюро право отказать или прекратить услугу. Документы AML Бюро хранит 5 лет с окончания отношений.

§11 Персональные данные

Клиент как администратор поручает Бюро обработку персональных данных в объёме, необходимом для выполнения услуги, на основании договора поручения (приложение 1).

§12 Окончание сотрудничества

Сотрудничество происходит исключительно онлайн: документы и книги предоставляются на онлайн-диске Бюро. После окончания договора и расчёта задолженностей Бюро предоставляет Клиенту полный комплект файлов (книги, учёты, декларации) в течение 14 дней; доступ к диску длится 30 дней с окончания договора, после чего файлы удаляются (кроме документов AML – 5 лет). Обязанность хранить оригинальную документацию лежит на Клиенте.

§13 Заключительные положения

Польское право. Споры разрешает суд по месту нахождения Бюро. Изменения в документированной форме. Договор касается только предпринимателей; на старте мы обслуживаем новые общества с о.о. (с первого месяца деятельности), а JDG – независимо от возраста фирмы (просроченные месяцы оцениваются до подписания договора).